Система бронирования офисных мест

Сотрудникам на удалёнке иногда нужно поработать из офиса. Компании нужно предоставить рабочее место всего на пару дней в неделю, месяц или год. Как это организовать? Наше приложение решает данный вопрос.

Arcadia Desk Booking System — веб-приложение, которое позволяет организации эффективно использовать офисное пространство, а сотрудникам — выбирать, работать ли из офиса, удалённо или по смешанному графику. Доступ к системе осуществляется через веб-интерфейс (ПК, планшет, смартфон).

Основные функции:

• Организация гибкого графика работы:
  Сотрудники в режиме реального времени бронируют столы, исходя из своих потребностей.
• Организация совместной работы команды:
  Сотрудники могут менять рабочие места, чтобы в разные дни работать рядом с разными членами команды.
• Управление использованием рабочего пространства:
  Доступность рабочих мест можно ограничить таким образом, чтобы обеспечить соответствие санитарным требованиям.
• Измерение спроса и оптимизация затрат:
  Отчёты об использовании площадей позволяют оптимизировать офисный метраж и сэкономить на аренде.

Поиск рабочего места на текущий момент

Поиск доступных рабочих мест по критериям. Просмотр наличия свободных мест на карте офиса.

Поиск рабочего места на определённую дату

Выбор типа рабочего места в соответствии с потребностями и предпочтениями сотрудника: наличие / отсутствие мониторов, близость к окну и др.

Бронирование рабочего стола

Выбранный на карте и/или по критериям стол можно забронировать на период от 1 до 31 календарного дня. Система пришлёт уведомление об успешном бронировании, а также предупреждение о завершении периода бронирования, если стол забронирован больше, чем на 7 дней.

Столы, которые сотрудник ранее уже бронировал, отображаются в начале списка со специальным значком справа. Это даёт возможность «быстрого» повторного бронирования.

Поиск коллег

Система позволяет искать, кто/где/когда работает, чтобы забронировать рабочее место рядом с коллегами по проекту. Это позволяет команде встретиться офлайн и продуктивно поработать сообща.

Список бронирований доступен для просмотра и изменения (отмена, пролонгация). Можно посмотреть информацию о рабочем месте, а также о колле-гах, которые работают в том же помещении.

Бронирование

• Сотрудник может отменить бронирование.
• Сотрудник может пролонгировать бронирование на длительный срок.
• Система позволяет сотруднику забронировать разные рабочие места на разные даты.
• Система не позволит сотруднику забронировать более одного рабочего места на одну дату.
• Если рабочее место, уже забронированное сотрудником, становится недоступным для периода, на который оно зарезервировано (либо становится недоступно целое помещение), то сотрудник получит уведомление и сможет заранее забронировать другое рабочее место.

Конфигурирование

Система позволяет конфигурировать объекты:

• Офисы (локации) — система позволяет организовать бронирование в нескольких офисах которой расположены по разным адресам.
• Помещения в офисе — в каждом офисе может быть одно или несколько помещений.
• Рабочие места в помещении — карта-конструктор, позволяющая создать план каждого помещения с указанием основных элементов: двери, окна, перегородки, рабочие места и др.
• Типы рабочих мест. Для каждого типа задаётся иконка, название, описание (видно сотрудникам при выборе рабочих мест). Отображается информация о наличии рабочих мест каждого типа.

Администрирование

Системный администратор может:

• забронировать рабочее место для любого сотрудника,
• пролонгировать или отменить бронирование по запросу сотрудника или по другим причинам,
• управлять доступностью объектов*,
• управлять доступом пользователей (добавлять администраторов).

* Каждый объект (офис, помещение, рабочее место) может быть временно исключён из списка доступных для бронирования.  Если помещение недоступно, то все рабочие места в нём становятся недоступны. Сотрудники, забронировавшие эти рабочие места на соответствующий период, получат уведомления о необходимости заранее забронировать другие рабочие места.

Система бронирования успешно используется в Аркадии с 2021 года.

• Приложение может быть развёрнуто как в облаке, так и на локальных серверах.
• Система разработана c учётом возможного будущего развития, она легко расширяется и дорабатывается.
• Возможна доработка дизайна с учётом фирменного стиля компании.
• Интеграция с Active Directory и СКУД.
• Интеграция с системами бизнес-аналитики позволяет быстро создавать необходимые отчёты.
• Мы готовы провести демонстрацию работы Arcadia Desk Booking System. Вы можете запросить демо через форму обратной связи или info@arcadia.spb.ru.